Norges Judoforbund

NJF tekst

Serviceinformasjon

I denne serviceerklæringen informerer vi om våre tjenester og hva du kan forvente av administrasjonen i Norges Judoforbund (NJF).

Vi håper at du finner informasjonen nyttig, og at du vil kontakte oss dersom du har forslag til hvordan vi kan forbedre vår service. Dine tilbakemeldinger vil være et viktig redskap for å forbedre og videreutvikle tjenestene våre.

Generalsekretæren er daglig leder for organisasjonen, og har ansvaret for driften av forbundskontoret.

Hva kan forbundskontoret tilby?
Ett av forbundskontorets viktigste oppgaver er å yte service til våre medlemmer, nemlig klubbene, men vi kan også hjelpe medlemmer i klubbene.

Kort fortalt kan vi tolke lover og regler, informere om plikter og rettigheter, og gi generell informasjon om organisasjonen Norges Judoforbund. Vi henviser til rette instans/myndighet i tilfeller hvor de ansatte på forbundskontoret ikke kan hjelpe.

Hva kan klubbene forvente av service fra forbundskontoret?

  • Få forklart innhold i lover og reglementer som gjelder for klubber og utøvere
  • Få generell informasjon om saksbehandling og regler rundt saksgang, frister og klagemuligheter (informasjon om konkrete saker til behandling må du få fra den som behandler din sak i den aktuelle komite – vi kan henvise deg til rett person).
  • Mulighet til å kjøpe utstyr/materiell (gjelder klubber).
  • Få informasjon om administrasjonens forvaltningsoppgaver
  • Forsikringsordning
  • Idrettsregistrering/klubbrapportering
  • Innkreving av kontingent
  • Fordeling av spillemidler
  • Anleggsutvikling
  • Klubbutvikling (inkl. klubbesøk)
  • Avtaleforhold (marked/sponsorer, utøverkontrakter, instruktører, klubbesøkere, politiattester etc.)
  • Terminliste og arrangementer
  • Øvrige forvaltningsordninger i regi av NIF eller andre organisasjoner.

Forbundskontoret jobber også blant annet med:
Saksbehandling for forbundsstyret, regnskap og økonomiansvar for hele organisasjonen, oppdatering og redaktøransvar for judo.no, påmelding til internasjonale arrangementer, administrativ støtte til komiteer, og annet forefallende arbeid. Vi kan selvfølgelig også svare på spørsmål som angår disse arbeidsoppgavene.

Du kan forvente å bli møtt på en måte som gjør at:

  • Du føler deg velkommen
  • Du blir møtt med respekt
  • Du får svar på dine spørsmål
  • Dine informasjonsbehov får en konfidensiell behandling (du kan kontakte oss anonymt)

Hva forventer Forbundskontoret av klubber som henvender seg til oss?

  • At informasjon som distribueres fra forbundskontoret per post, email eller som publiseres på judo.no blir lest
  • At telefontider overholdes og de ansattes arbeidstid respekteres

Når du ringer til oss:
Vår telefontid: 09.00 – 16.00
Hovedtelefonnummer: 21 02 98 20

Alle inngående anrop går i loop mellom de ansattes fasttelefoner før den settes til NIFs sentralbord. De kan gi informasjon om hvem som er tilgjengelige på forbundskontoret (basert på kalendertilgang), og eventuelt prøve viderekobling til fast- eller mobiltelefon.

Hvis vi ikke kan gi deg svar på din henvendelse der og da ringer vi tilbake hvis det må søkes ytterligere informasjon for å kunne gi svar. En del henvendelser følges opp med ytterligere informasjon over epost, faks eller post.

Vi har 2,7 årsverk på forbundskontoret, og ber om forståelse for at vi dessverre ikke alltid får besvart de samtaler som kommer inn. Det kan skyldes møter, eller at vi allerede sitter i en telefon. Vi har dessverre ikke kapasitet til å ringe tilbake til tapte anrop, så vi ber derfor om at de som ikke oppnår kontakt per telefon sender oss en epost.

Når du skriver til oss (email eller post):
Vi bestreber å besvare alle henvendelser så fort som mulig, og aller helst samme dag. Der hvor det ikke er mulig vil du senest få besvart din henvendelse innen 3 virkedager. Dersom vi ikke kan gi deg et endelig svar sender vi et foreløpig svar med opplysinger om når et endelig svar vil foreligge.

Når du besøker oss:
Du er hjertelig velkommen til å besøke oss i våre lokaler på Ullevål Stadion. For å være sikker på å treffe riktige personer ved besøk, anbefaler vi at du ringer og gjør en avtale på forhånd.

Forskjell på ansatte og frivillige
Norges Judoforbund er en relativt liten organisasjon, og vi er avhengig av at mange frivillige gjør en innsats for fellesskapet. Disse personene finner du som medlemmer av forbundsstyret, og i de forskjellige komiteene.

Kravene du kan stille til den profesjonelle delen av organisasjonen (forbundskontoret) i forhold til service og tilgjengelighet, gjelder ikke nødvendigvis tilsvarende for den frivillige delen. Vi ber deg ha dette i bakhodet i din kommunikasjon med styremedlemmer, komiteledere, eller andre frivillige.

Dine tilbakemeldinger er viktige!
Vi er opptatt av hva du synes om de tjenestene vi tilbyr og den servicen du har fått. Har du forslag til hva vi kan gjøre for å bli bedre, vil vi gjerne høre fra deg. Finner du noe som bør rettes opp på judo.no, setter vi også pris på om du gir oss en tilbakemelding.

Det er også hyggelig hvis du er fornøyd med det vi gjør, og gir uttrykk for det.


Sideoppdatering: 20. september 2014, kl. 13:39